Cà phê là thức uống được ưa chuộng hàng đầu tại Việt Nam. Chính vì vậy, kinh doanh cafe là một trong những ngành nghề rất Hot đối với các bạn Start-up trẻ. Chính vì vậy sự cạnh tranh trên thị trường này cũng vô cùng khốc liệt, chỉ cần tính toán sai lệch 1 tí cũng sẽ khiến bạn đối mặt với nguy cơ “cắt lỗ” hoặc đóng cửa trong thời gian cực ngắn.

Hiểu được điều đó, bài viết sau đây sẽ tổng hợp kinh nghiệm kinh doanh cafe từ A-Z để bạn có được định hướng rõ ràng, từ đó nắm được bí quyết kinh doanh cafe thành công.

1. Nghiên cứu thị trường cafe

Thị trường là một yếu tố quan trọng trong một kế hoạch kinh doanh cafe hoàn chỉnh. Điều đó có nghĩa là bạn cần tìm hiểu xu hướng thị trường cafe trong những năm gần đây. Bên cạnh đó, bạn cần học hỏi kinh nghiệm của những người kinh doanh đi trước để có thể rút ra được kinh nghiệm và bài học cho riêng mình.

Chẳng hạn, nếu bạn có ý định mở quán cafe để kinh doanh. Bạn cần tham khảo những quán cafe có lượng khách lớn, đều đặn và tìm hiểu các yếu tố quyết định như: Điểm chung của khách hàng, cách bài trí quán, vị trí quán, cách thức phục vụ, menu, thời điểm khách hay đến, độ tuổi, giới tính, …

Một số hành vi tiêu dùng của những khách hàng được tổng hợp tại các quán cafe ở Hà Nội và Hồ Chí Minh:

Đối tượng khách hàng: Giới tính: Nam/nữ. Độ tuổi từ 16 – 39. Tần suất: 2 tuần/ 1 lần.
Thời điểm: Buổi sáng trước khi đi làm, giờ nghỉ trưa và buổi tối sau khi tan làm. Các ngày cuối tuần, lượng khách tăng cao.
Khách hàng quan tâm: Vị trí quán, không gian quán, thương hiệu, giá cả, menu, thái độ phục vụ.
Mức giá: 10 – 25K tại những quán cà phê bình dân. 30K trở lên cho những chuỗi cafe có tiếng trên thị trường.

2. Xác định mục tiêu mở quán là gì?

Bí quyết kinh doanh cafe thành công là trước khi mở quán cafe, bạn cần xác định những mục tiêu rõ ràng cho quán cafe của mình. Những mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn đưa ra được ý tưởng kinh doanh cafe và biết mình cần phải chuẩn bị những gì.

Chẳng hạn, mục tiêu của bạn là xây dựng quán theo phong cách mới lạ, nhằm thu hút giới trẻ đến Check-in. Thì việc bạn cần làm là tìm hiểu Trend thiết kế quán cafe hiện nay, lên ý tưởng và tìm vị trí quán hợp lý để thu hút khách hàng.

Ngoài ra, bạn có thể đặt mục tiêu như: Xây dựng thương hiệu cho quán, hay doanh số, lượng khách, lợi nhuận, số chi nhánh, … với mốc thời gian cụ thể để có thêm động lực bắt đầu việc kinh doanh cafe. Mục tiêu của bạn cần đảm bảo yếu tố SMART (cụ thể, rõ ràng, thực tế, có thể đo lường được) để thu về kết quả tốt hơn.

Lưu ý: Hãy đặt ra những mục tiêu thực tế, vừa sức, không nên đặt những mục tiêu quá cao trong giai đoạn khởi đầu.

3. Lên kế hoạch kinh doanh cafe chi tiết

Sau khi nghiên cứu thị trường và xác định mục tiêu cho mình, bạn cần lên kế hoạch kinh doanh cafe chi tiết để hoàn thành những mục tiêu đó.

Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn không bỏ sót bất kỳ bước nào trong quá trình thành lập quán cafe, giai đoạn phát triển của quán, cách quản lý và điều hành quán để có thể đi đến thành công.

Kế hoạch mở quán cafe cần phải trả lời được những câu hỏi quan trọng như sau:

Khách hàng tiềm năng mà bạn muốn hướng đến là ai? (Khách hàng ở 2 công ty đối diện, học sinh ở trường học bên cạnh, khách đặt trên App, khách thích Check – in, …)
Mở quán cafe ở đâu? Diện tích bao nhiêu?
Có đối thủ cạnh tranh hay không? Điểm mạnh, điểm yếu của họ là gì? Bạn cần làm gì để đánh bại đối thủ của mình?
Mô hình kinh doanh cafe là gì? Cafe sách, cafe bình dân, cafe văn phòng, cafe sân vườn, cafe kết hợp ăn sáng, …
Phong cách thiết kế quán là gì? Hiện đại, hoài cổ, sân vườn, …
Menu quán của bạn có những gì? Chỉ có cafe; cafe cùng những loại nước uống khác như: trà sữa, nước ép, sinh tố,…
Thông điệp mà bạn muốn truyền tải đến khách hàng? Kinh doanh cafe “sạch”, không gian thư giãn, cafe chất lượng với mức giá phải chăng, … Cách để truyền tải thông điệp?
Những thủ tục giấy phép nào cần khi mở quán cafe?
Số lượng nhân viên cần cho quán, mức lương đề ra?
Nguồn vốn ban đầu và nguồn vốn duy trì quán? Ước tính điều kiện kinh tế của bạn thân, số vốn phải vay, …
Bảng ước tính số lãi, lỗ, …
Một số rủi ro có thể gặp và phương án đề xuất xử lý? Ví dụ: Số lượng khách không đạt chỉ tiêu > Đẩy mạnh chương trình quảng cáo, ưu đãi, …

4. Chọn mặt bằng mở quán

bí quyết kinh doanh cafe — *Lên ý tưởng kinh doanh cafe.*

Một địa điểm đẹp sẽ quyết định đến 30% sự thành công của bạn khi bắt đầu kinh doanh cafe. Sẽ có những vấn đề bạn cần quan tâm khi chọn địa điểm mở quán cafe.

Phân tích địa bàn để tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Gần trường học, gần công ty, ngã tư, gần trung tâm thương mại, khu đô thị đông đúc, …

Diện tích quán có đủ với nhu cầu của bạn? Nếu bạn đẩy mạnh bán mang đi và order trên App, quán không cần diện tích quá lớn.

Vị trí quán có thuận đường hay không?
Quán có dễ tìm hay không?
Chỗ đậu xe cho quán?
Số lượng đối thủ cạnh tranh?
Số tiền dự kiến để thuê nhà?
Tìm hiểu hợp đồng thuê nhà và các giấy tờ liên quan.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên chắc chắn về điều khoản trong hợp đồng thuê mặt bằng (có thể tham khảo ý kiến của người quen có kinh nghiệm hoặc luật sư). Tránh trường hợp bị nâng giá/ đòi lại trong khi đang kinh doanh.

Theo chia sẻ từ những người đi trước thì chi phí thuê mặt bằng mở quán cafe dao động từ 7 – 100 triệu/tháng tùy vào từng khu vực. Ở quê thì chi phí sẽ thấp hơn.

5. Đăng ký thủ tục mở quán cafe

Để tránh những rắc rối liên quan đến pháp luật về sau, khi kinh doanh cafe, bạn cần hoàn tất những thủ tục đăng ký kinh doanh liên quan, cụ thể:

Kinh doanh cafe với quy mô nhỏ, vừa: Đăng ký kinh theo hình thức hộ gia đình tại ủy ban nhân dân cấp quận/huyện.
Kinh doanh cafe nhượng quyền, quy mô lớn, cafe dạng chuỗi: Tham khảo ý kiến luật sư, hoàn thiện giấy tờ, thủ tục cần thiết đúng quy định của pháp luật.

6. Chuẩn bị danh sách nhà cung cấp nguyên liệu

Nếu bề ngoài của quán sẽ giúp bạn thu hút những khách hàng đầu tiên, thì chất lượng thức uống sẽ giúp bạn giữ được khách hàng lâu dài. Chính vì vậy, nguồn nguyên liệu là yếu tố bạn cần quan tâm hàng đầu.

Bạn nên chọn những nhà cung cấp nguyên liệu chất lượng, uy tín, phù hợp với mục đích kinh doanh của quán mình.

Đầu tiên, cần xác định những nguyên liệu cần thiết cho quán, bao gồm:

Nguyên liệu chính: Cafe, trà, sữa, đồ ăn vặt, các loại hương liệu, phụ liệu, các loại nguyên liệu cho thức uống bổ sung, …
Nguyên liệu phụ: Ly, tách, khăn giấy, đá lạnh, …

Tiếp theo là lập danh sách những đơn vị cung cấp uy tín. Sau đó lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp nhất bằng cách xét những tiêu chí như: Chất lượng, giá thành, loại nguyên liệu, chính sách mua hàng, vận chuyển, …

Lưu ý cho bạn là nên chọn những nhà cung cấp có đầy đủ các nguyên liệu cần thiết, tránh việc phải mua nguyên liệu ở nhiều quán khác nhau. Chọn những quán có chính sách vận chuyển nhanh chóng để hoạt động của quán không bị gián đoạn.

7. Chuẩn bị thiết bị, dụng cụ cần thiết

cách kinh doanh cafe hiệu quả — *Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết trước khi mở quán cafe.*

Hãy lên danh sách chi tiết các thiết bị, dụng cụ cần thiết cho quán cafe của bạn. Một số dụng cụ cơ bản như:

Phin hoặc máy pha cafe.
Máy dập nắp cafe mang về.
Ly, cốc, chén, muỗng, đũa, …
Tủ lạnh, tủ đựng, …
Máy xay sinh tố, máy ép, máy quản lý bán hàng, …
Hộp đựng đường, đựng cafe, đựng trái cây, …

Theo kinh nghiệm thực tế thì chi phí cho các loại máy móc, thiết bị rơi vào khoảng 30 – 100 triệu đồng tùy vào chất lượng máy. Bạn có thể ưu tiên những loại máy móc quan trọng trước và bổ sung dần nếu muốn tiết kiệm ở giai đoạn đầu.

8. Thiết kế, thi công quán cafe

cách kinh doanh cafe — *Không gian quán đẹp là một quyết kinh doanh cafe thành công.*

Trước khi tiến hành thiết kế và thi công quán, bạn nên nghiên cứu về thị hiếu của khách hàng mà mình đang nhắm đến. Nếu là đối tượng gia đình, quán cafe nên theo phong cách ấm cúng hoặc không gian mở như sân vườn. Nếu khách hàng là sinh viên, học sinh nên lựa chọn phong cách quán hiện đại, độc đáo.

Ngoài ra, tùy vào diện tích của quán, bạn cần cân đối vị trí các khu vực đồ đạc hợp lý sao cho tối ưu nhất, bao gồm: Vị trí để biển hiệu, để bàn, để xe, không gian quầy pha chế, …

Sau đó, bạn chọn đơn vị thiết kế uy tín để hợp tác và hoàn chỉnh bản vẽ trước khi tiến hành thiết kế thi công. Theo kinh nghiệm ở quán cafe của chúng tôi thì bạn nên thuê đơn vị thiết kế chuyên nghiệp với phí 100k/m2 (quán rộng 50 – 60m2 cũng chỉ tốn tầm 5 – 6 triệu thôi).

9. Xây dựng và thiết kế menu cho quán

bí quyết kinh doanh cafe thành công — *Xây dựng và thiết kế menu cho quán.*

Menu sẽ giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn các món có trong quán của bạn hơn. Đầu tiên, bạn cần xây dựng những đồ uống sẽ có trong menu. Lưu ý, khi xây dựng nên chia menu thành các nhóm thức uống như: Cà phê, nước ép, sinh tố, …

Sau đó, bạn có thể tự thiết kế menu với các phần mềm như: Photoshop, Canva, … hoặc thuê thiết kế để tiết kiệm thời gian. Khi thiết kế cần chú ý lựa chọn màu sắc phù hợp cho menu, cách bố trí menu rõ ràng, không rối mắt, bạn có thể thêm giá cạnh các thức uống để khách hàng tiện theo dõi, …

10. Thuê và training nhân viên

kinh nghiệm kinh doanh cafe — *Training nhân viên trước khi khai trương quán.*

Chất lượng phục vụ chính là một trong những yếu tố quyết định khách hàng có lựa chọn quán cafe của bạn hay không. Chính vì vậy, trước khi khai trương quán, bạn hãy tìm kiếm và thuê nhân viên để training kỹ càng.

Đối với nhân viên quán cafe, bạn nên ưu tiên những ứng viên đã có kinh nghiệm. Sau đó, bạn cần hướng dẫn cách pha chế, tiếp khách và các công việc tại quán. Ngoài ra, hãy đặt những quy định chung cho nhân viên từ cách chào hỏi, giới thiệu đồ uống, quá trình phục vụ cho đến cách giải đáp thắc mắc từ đó tăng tính chuyên nghiệp cũng như tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, tùy vào quy mô kinh doanh mà bạn có thể thuê nhân viên toàn thời gian hoặc bán thời gian. Chi phí thuê nhân viên Full-time rơi vào khoảng 5 – 7 triệu/tháng, còn đối với Part-time là 13k – 17k/giờ.

11. Chiến lược kinh doanh, tiếp thị quảng cáo

ý tưởng kinh doanh cafe — *Cập nhật chiến dịch quảng cáo thường xuyên, phù hợp.*

Cuối cùng, để thu hút lượng người dùng quan tâm, bạn cần có chiến dịch kinh doanh, tiếp thị quảng cáo. Tốt nhất, bạn hãy đề ra chiến lược quảng cáo chi tiết hàng tháng cùng với mức chi phí bỏ ra.

Tận dụng những kênh xã hội như: Facebook, Instagram, Now, Foody,… sẽ giúp khách hàng nhanh chóng biết đến thương hiệu của bạn hơn. Một số chiến dịch quảng cáo mà bạn có thể sử dụng như: Check-in giảm giá, các chương trình khuyến mãi, tiếp thị tại điểm bán, review để nhận Deal sốc, tặng quà vào dịp lễ, …

Tóm lại, theo kinh nghiệm kinh doanh cafe của Dr.Muối thì đây không phải việc đơn giản mà bạn cần bỏ thời gian, công sức để học hỏi. Ngay từ khi bắt đầu kinh doanh, bạn cũng phải dự trù rủi ro như thiếu vốn, thời gian đầu thua lỗ hoặc những thời điểm vắng khách,… để có được chiến lược kinh doanh phù hợp. Chúc bạn thành công!